Cos'è l'automazione aziendale?

L'automazione aziendale consiste nell'allineamento delle attività di gestione dei processi aziendali (Business Process Management, BPM) e di gestione delle regole di business (Business Rules Management, BRM) allo sviluppo moderno di applicazioni, per soddisfare le mutevoli esigenze del mercato. In passato, le aziende puntavano semplicemente ad automatizzare i processi, e ciò era sufficiente per aumentare l'efficienza e controllare i costi complessivi. L'obiettivo era raggiunto tramite le tecnologie BPM e BRM, molto efficaci ma ormai non più sufficienti. Nel mercato odierno prosperano le aziende in grado di intraprendere la trasformazione digitale, che richiede la collaborazione tra aziende e partner IT.

Senza una soluzione di automazione aziendale integrata, BPA e BPM non sono altro che strategie indipendenti da adottare per migliorare l'efficienza e ridurre i costi aziendali.

Per ottenere l'automazione dei processi aziendali occorre agire su numerosi componenti. I lunghi scambi di email, la presenza di documenti in più versioni ed errori in apparenza di lieve entità complicano l'operato degli utenti coinvolti, lasciandoli senza riferimenti nel caos tra comunicazioni indirette, correzioni e scadenze non rispettate, e generando un clima di insoddisfazione generale. L'automazione aziendale semplifica questi processi evitando di sprecare tempo e di perdere di vista dettagli e responsabilità. L'adozione di una strategia di automazione sostenibile e ampliabile consente all'azienda di assumere il controllo di tali processi lasciando più tempo e risorse da dedicare agli aspetti aziendali strategici.

L'automazione dei processi aziendali si ottiene ogni volta che si automatizza un processo aziendale di routine. La metodologia BPA può rappresentare una strategia indipendente per garantire maggiore efficienza all'azienda, ma può anche combinarsi efficacemente con iniziative globali di gestione dei processi aziendali. Mentre la metodologia BPM consente una migliore comprensione dei processi aziendali end-to-end, la BPA può essere utilizzata per controllare e modificare costantemente l'efficienza dei processi a fronte delle iniziative adottate. Combinare le due strategie può rivelarsi molto efficace: la gestione dei processi produttivi definisce e fornisce un'architettura con la quale mappare e automatizzare tutti i processi aziendali. Tuttavia, l'adozione di tale approccio richiede tempo, almeno inizialmente.

Come funziona la metodologia BPA?

La metodologia BPA amplia il sistema IT per automatizzare processi costruiti su misura per le esigenze dell'azienda. Quando personalizzare l'automazione si rivela costoso ed esigente in termini di tempo, è possibile ricorrere ad aziende specializzate che offrono soluzioni software per identificare e soddisfare esigenze aziendali specifiche. Sempre più spesso le soluzioni BPA impiegano tecnologie basate sull'intelligenza artificiale per comprendere e adeguarsi meglio a database non strutturati. Ciò si traduce in una migliore esperienza dell'utente, poiché la tecnologia apprende come superare le ambiguità e interagire con le esigenze degli utenti senza la mediazione di un tecnico specializzato.

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L'impiego della tecnologia per automatizzare i processi produttivi si è diffuso grazie alla catena di montaggio realizzata da Henry Ford nel 1913, che fece scendere il tempo necessario per produrre un'automobile da oltre 12 ore a 2 ore e mezza. Oggi i software e le applicazioni per l'automazione dei processi operano analogamente, e soddisfano le esigenze delle aziende consentendo di completare i processi di sviluppo e deployment in poche ore. L'automazione dei processi aziendali si muove sulla stessa linea, utilizzando software e app per semplificare e accelerare flussi di lavoro complessi, offrendo al tempo stesso visibilità e controllo su tutti i componenti del processo e lasciando più tempo e risorse da dedicare agli aspetti aziendali strategici.

Maggiore visibilità e controllo

L'automazione consente di raccogliere tutti i componenti del flusso di lavoro in un unico dashboard, per un monitoraggio continuo dei processi. Puoi mantenere il controllo dei processi gestendo le fasi di revisione, approvazione, accesso e storico delle attività. Ottimizzando le informazioni acquisite da tutte le fasi del flusso di lavoro, l'automazione aziendale agevola il processo decisionale e offre a tutte le parti coinvolte tempistiche chiare. Conoscendo i processi, le persone coinvolte e i passi successivi è possibile raggiungere gli obiettivi predefiniti.

Processi più rapidi e meno soggetti ad errori

Nelle lunghe comunicazioni via email è facile perdere di vista dettagli importanti. I processi aziendali automatizzati possono sostituire le attività manuali, amministrative e cartacee. Fare copie, raccogliere firme, trasferire documenti, elaborare materiale cartaceo sono compiti importanti ma ripetitivi, che richiedono tempo e risorse. Inoltre, anche lievi errori possono rivelarsi costosi e portare ad uno spreco di tempo e risorse, lasciando gli utenti in attesa. L'automazione riduce gli errori e consente di risparmiare tempo. centralizzando i processi.

Opportunità per consolidare rapporti e promuovere la creatività

Sostanzialmente, l'automazione dei processi aziendali consiste nell'ottenere più tempo e risorse per concentrarsi sulla soluzione di problemi più articolati. Grazie agli algoritmi, l'automazione organizza in modo ottimale i processi aziendali, in modo che il personale possa concentrarsi su ciò che sa fare meglio, ovvero eseguire attività complesse. Lasciando che sia l'automazione ad accelerare e ottimizzare i processi di routine, la tua azienda guadagnerà tempo e risorse, che potrà dedicare a soddisfare le esigenze dei clienti, coltivare i rapporti e sviluppare nuove iniziative.